Một vài kinh nghiệm để chuyển văn phòng dễ dàng

Thảo luận trong 'Chợ Linh Tinh' bắt đầu bởi ntphu1995vn, 18/3/19.

  1. ntphu1995vn

    ntphu1995vn Administrator Thành viên BQT

    Tham gia ngày:
    23/11/17
    Bài viết:
    126
    Điểm thành tích:
    18
    Giới tính:
    Nam
    Trong quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng hiệu quả, tiết kiệm được nhiều thời gian chính là cách giảm chi phí cho việc thay đổi địa điểm hiệu quả nhất và cũng có thể nhanh chóng trở lại với công việc khi vừa chuyển sang văn phòng mới. Sau đây là một vài lưu ý khi bạn chuẩn bị chuyển văn phòng.

    1. Xác định Bạn sẽ thuê công ty chuyển văn phòng làm trọn gói hay chỉ thuê 1 phần?

    Chuyển văn phòng trọn gói là gì ?

    Là dịch vụ vận tải mà công ty được thuê sẽ làm tất cả mọi việc từ đóng gói, bao bọc, tháo lắp, di chuyển lên xe vận tải và lắp đặt tại văn phòng mới. Tức là bạn không cần làm bất cứ việc gì ngoài việc giám sát và theo dõi.

    Thuê một phần của dịch vụ ở đây là sao ?

    Ngoài dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, khách hàng có thể linh động sử dụng một phần dịch vụ bao gồm:

    • Thuê xe vận tải và người vận tải mà không thuê người đóng gói đồ đạc hoặc chỉ thuê người đóng gói một phần đồ đạc.

    • Thuê xe và người vận tải phối hợp cùng người công ty

    • Chỉ thuê xe vận tải chuyển văn phòng mà không thuê người bốc xếp hàng hóa
    Nên sử dụng dịch vụ trọn gói hay chỉ thuê một phần ?

    Bạn cần tự mình trả lời những câu hỏi sau:

    • Số lượng đồ đạc trong văn phòng của bạn như thế nào, có đủ nhân sự để thực hiện ?

    • Số người hiện có của công ty có đủ sức khỏe và thời gian sẵn sàng cho công việc vận tải.

    • Nhân viên của bạn có kinh nghiệm trong việc dọn văn phòng chưa, có khả năng tháo lắp máy móc như máy lạnh…, cách thức đóng gói đồ đạc… ?

    • Bạn đã có sẵn những thiết bị cần phải có cho công tác vận tải như: thùng carton, băng keo, bút đánh dấu, giấy báo, màng bọc, dây thừng, giá chuyển…v.v

    • Vị trí văn phòng công ty: cao tầng, nằm trong hẻm,mặt phố, chung cư cao tầng, sử dụng|tiêu dùng thang bộ hay thang máy…v.v

    • Thời gian qua văn phòng mới có gấp không, thời gian mong muốn hoàn thành trong bao lâu ?

    • Ngân sách công ty có thể chi trả cho dịch vụ bên ngoài ?
    [​IMG]


    2. Lên kế hoạch chuyển văn phòng

    Buổi họp chuyển VP

    Một buổi họp là cần thiết để lên dây cót tinh thần cho tất cả mọi người. Trong buổi họp cần thông báo và lấy ý kiến về vấn đề nên sử dụng dịch vụ trọn gói hay chỉ sử dụng một phần.

    Nếu công ty sử dụng dịch vụ trọn gói thì cử người giám sát, theo dõi và kiểm tra. Còn sử dụng một phần sẽ cần lập một team đảm trách trong đó có từng người chịu trách nhiệm về các mảng:

    • Mua đồ dùng cần thiết

    • Đóng gói, bao bọc, đánh dấu đồ đạc

    • Tháo lắp điện lạnh, điện tử

    • Vận chuyển

    • Dọn dẹp vệ sinh

    • Lắp đặt tại nhà mới

    [​IMG]


    Lên danh sách công việc cần làm:

    • Lên danh sách đồ đạc cần chuyển

    • Xác định thời gian và địa điểm cần chuyển tới

    • Lên kế hoạch chi tiết cho việc chuyển phòng đối với mỗi bộ phận

    • Tìm kiếm một đơn vị uy tín trong lĩnh vực vận chuyển văn phòng

    • Tổ chức, sắp xếp lại môi trường làm việc mới
    Danh sách đồ cần chuyển

    Một mẹo nhỏ dành cho Bạn, phân loại lượng đồ đạc văn phòng theo từng phòng ban hoặc tính chất của đồ vật:

    • Máy móc, thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, máy tính bàn…

    • Bàn, ghế, kệ , tủ

    • Tài liệu, giấy tờ, sổ sách

    • Điện lạnh

    [​IMG]


    Xác định ngày, giờ chuyển dọn

    Nếu Bạn là người quan tâm đến giờ đẹp, Bạn có thể tra cứu tại: giờ đẹp chuyển văn phòng. Có nhiều quan điểm trái chiều về vấn đề coi giờ khi vận chuyển, Nguyên Lợi không nhận xét điều này đúng hay sai vì nó tùy thuộc vào niềm tin của mỗi người. Ngay cả những ngân hàng lớn như ABC hay BIDV… khi mở một chi nhánh mới cũng rất chú trọng về ngày giờ phong thủy.

    Còn nếu bạn không quan tâm về ngày giờ phong thủy, Nguyên Lợi mách Bạn một vài mẹo nhỏ:

    • Nên chuyển văn phòng vào T7,CN vì đó là thời gian nghỉ, ít giao dịch, tránh những khung giờ cấm tải 6h-8h, 16h-20h.

    • Điều kiện thời tiết thuận lơ, mát mẻ

    • Nên chuyển VP vào những dịp mà công ty không có nhiều dự án, ít bận rộn.
    Phân chia công việc, người phụ trách

    • Sau khi đã phân chia công việc cụ thể cho từng nhóm, trưởng nhóm cần phân chia công việc cụ thể cho mỗi nhân viên, theo dõi và giám sát.

    • Leader tổng sẽ giám sát và theo dõi tiến độ công việc từ báo cáo của các trưởng nhóm.
    3. Liên hệ thuê dịch vụ

    Cách chọn công ty chuyển văn phòng uy tín:

    • Đơn vị có kinh nghiệm ít nhất trên 5 năm, công khải giấy phép kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.

    • Đánh giá của khách hàng khi sử dụng dịch vụ chuyển VP trên Facebook, google maps. Nguyên Lợi khuyên Bạn nên căn cứ vào Facebook như đánh giá tại đây.

    • Có hình ảnh hoạt động thực tế, clip cụ thể về đơn hàng chuyển dọn văn phòng đã thực hiện.

    • Quá trình tư vấn, báo giá, thực hiện hợp đồng phải rõ ràng.

    • Chọn ra 3 công ty uy tín để tham khảo giá. Lắng nghe tư vấn từ các công ty chuyển VP.

    [​IMG]


    Những lưu ý khi hợp đồng với công ty chuyển văn phòng

    • Thông tin trên hợp đồng có giống như trong quá trình thảo luận giữa 2 bên, xác nhận rõ thông tin các điều khoản trong hợp đồng

    • Giá cả có được ghi rõ trong hợp đồng hay không?

    • Đọc kĩ điều khoản về trách nhiệm hư hại và bồi thường thiệt hại giữa 2 bên

    • Những quyền lợi, nghĩa vụ mà khách hàng được hưởng khi sử dụng dịch vụ

    • Phương thức thanh toán sau khi thực hiện đơn hàng thành công
    4. Đóng gói và tháo lắp

    • Nhằm giúp Bạn có thể xử lý đồ đạc một cách nhẹ nhàng, ở đây Nguyên Lợi đã tổng hợp cho Bạn chi tiết cách tháo lắp từng món đồ cụ thể, có minh họa bằng hình ảnh, clip, chi tiết, dễ làm, ai cũng có thể thực hiện.

      – Máy vi tính

      – Photocopy

      – Máy lạnh

      – Tủ lạnh

      – Hồ sơ

      – Bàn, ghế văn phòng

      – Sofa
    >> Tham khảo thêm: http://chuyennhasaigon.vn/dich-vu/dich-vu-chuyen-van-phong-quan-tan-binh-uy-tin-gia-re-723

    5. Đánh dấu, niêm phong

    Tại sao phải đánh dấu:

    • Để bạn dễ dàng phân biệt, nhận diện từng loại đồ được chứa trong thùng

    • Giúp bạn kiếm soát được số lượng thùng đã chuyển, giám sát quá trình vận chuyển

    • Với đồ đạc dễ vỡ, đồ điện tử cần lưu ý khi vận chuyển, bạn nên đánh dấu bên ngoài thùng để mọi người chú ý khi vận chuyển.

    • Xác định vị trí của thùng đồ tại văn phòng mới, tránh nhầm lẫn.

    [​IMG]


    6. Vận chuyển, giám sát

    Giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển từ khâu đóng gói, vận chuyển đảm bảo an toàn,tránh mất đồ, bỏ sót và thất lạc. Cử người đại diện đi theo xe tải để kiểm tra quá trình vận chuyển của đơn vị chuyển văn phòng.


    7. Trả lại mặt bằng

    Cử người dọn vệ sinh

    Bạn có thể thành lập 1 nhóm với chịu trách nhiệm ở lại dọn vệ sinh văn phòng trước khi hoàn trả lại mặt bằng. Hoặc có thể thuê dịch vụ dọn dẹp vệ sinh của các đơn vị cung cấp dịch vụ dọn dẹp văn phòng.


    8. Lắp đặt lại tại văn phòng mới và kiểm tra

    Giám sát viên chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi nhằm đảm bảo nhận viên của công ty vận chuyển lắp đặt các thiết bị, máy móc theo đúng sắp xếp tại văn phòng mới

    Cho nhân viên trực tiếp sử dụng các thiết bị để kiểm tra chúng hoạt động có bình thường hay không để phản hồi sự cố tới công ty vận chuyển VP.

    9. Liên hệ sau đơn hàng

    Trong quá trình vận chuyển khó tránh khỏi tình trạng mất đồ, thất lạc, hư hỏng các thiết bị máy móc. Khi đó cần xác định lỗi đó phát sinh từ bên nào. Bạn cần thống kê chi tiết mức độ thiệt hại, mất mát hư hỏng của đồ dùng thiết bị. Nếu như phát sinh từ phía công ty chuyển văn phòng, bạn đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp đến công ty để nhận được sự hỗ trợ khắc phục sự cố.

    Nếu bạn đã đọc được đến đây, tin chắc bạn là người rất hết lòng với công việc chuyển dọn văn phòng của công ty. chuyennhasaigon.vn cũng như bạn luôn mong muốn tìm kiếm sự đồng điệu trước hết là những giá trị cốt lõi: chính trực, tận tâm, cộng đồng.
     
  2. dieuthuyenvtt

    dieuthuyenvtt New Member

    Tham gia ngày:
    30/9/17
    Bài viết:
    3
    Điểm thành tích:
    1
    Giới tính:
    Nữ
    Thuê xe vận tải và người vận tải mà không thuê người đóng gói đồ đạc hoặc chỉ thuê người đóng gói một phần đồ đạc
     
  3. NhutVO

    NhutVO Member

    Tham gia ngày:
    29/4/19
    Bài viết:
    92
    Điểm thành tích:
    6
    Giới tính:
    Nam
    Hay, tôi sẽ áp dụng với phòng trọ của tôi.
     

Chia sẻ trang này