Tổng hợp kỹ năng Excel cho kế toán từ cơ bản đến nâng cao

Kỹ năng Excel cho kế toán là một trong những yếu tố quan trọng và cơ bản nhất đối với bất kỳ chuyên viên kế toán nào. Excel không chỉ đóng vai trò là công cụ tính toán mà còn là nền tảng giúp tổ chức, phân tích và trình bày dữ liệu tài chính giúp bạn làm việc một cách hiệu quả. Hãy cùng Monava tìm hiểu toàn bộ kiến thức thú vị của Excel từ cơ bản đến nâng cao ngay bây giờ nhé!

Kỹ năng Excel cho kế toán cơ bản nhất

Bạn đang có dự định trở thành một kế toán chuyên nghiệp hoặc bạn là nhân viên văn phòng và muốn học thêm những kỹ năng Excel cho kế toán cơ bản để bổ trợ cho công việc. Tham khảo ngay nội dung dưới đây có thể bạn sẽ biết thêm những kiến thức hữu ích.

Định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu trong Excel đề cập đến việc thiết lập kiểu của dữ liệu trong các ô để chúng được hiển thị hoặc xử lý theo cách đặc biệt. Có nhiều định dạng dữ liệu khác nhau mà bạn có thể áp dụng trong Excel:

• Số (Number): Định dạng này dành cho số bình thường. Bạn cũng có thể chọn số lượng chữ số thập phân, định dạng phân cách ngàn, và kiểu hiển thị âm.
• Tiền Tệ (Currency): Định dạng này cung cấp định dạng cho số tiền, với ký hiệu tiền tệ và chữ số thập phân.
• Kế Toán (Accounting): Tương tự như định dạng tiền tệ nhưng cung cấp căn chỉnh đều số và ký hiệu tiền tệ.
• Ngày/Thời Gian (Date/Time): Định dạng này cho phép các ô hiển thị ngày, tháng, năm, giờ, phút và giây. Excel có nhiều lựa chọn được định sẵn, nhưng bạn cũng có thể tạo định dạng riêng.
• Phần Trăm (Percentage): Hiển thị số như một tỷ lệ phần trăm.
• Phân số (Fraction): Hiển thị số ở dạng phân số.
• Khoa học (Scientific): Hiển thị số theo định dạng số mũ, thích hợp cho số lớn hoặc nhỏ.
• Văn Bản (Text): Định dạng này sẽ xem ô chứa văn bản, ngay cả khi nội dung là số. Điều này hữu ích khi bạn không muốn Excel xử lý dữ liệu như số (ví dụ: số điện thoại).
• Tùy Chỉnh (Custom): Cho phép bạn tạo một định dạng số đặc biệt dựa trên nhu cầu cụ thể của mình.

Các kỹ năng Excel cho kế toán mà bạn thường mặc định chỉ dành cho ngành kế toán nhưng thật ra nếu như học những kỹ năng kế toán cơ bản sẽ là một công cụ hỗ trợ đặc lực trong công việc văn phòng và học tập của bạn. Hãy cùng Monava tiếp tục khám phá ở nội dung ở dưới nhé!

Công thức và hàm

Trong các kỹ năng excel cho kế toán, công thức và hàm là công cụ mạnh mẽ được sử dụng để thực hiện tính toán và xử lý dữ liệu. Dưới đây là một số công thức và hàm cơ bản mà bạn có thể sử dụng:

Công thức Cơ bản:

• Cộng (+): =A1+B1 hoặc =SUM(A1:B1)
• Trừ (-): =A1-B1
• Nhân (*): =A1*B1
• Chia (/): =A1/B1

Hàm Cơ bản:

• SUM(): Tính tổng các ô. 

Ví dụ: =SUM(A1:A10) sẽ tính tổng giá trị từ ô A1 đến A10.

• AVERAGE(): Tính giá trị trung bình của các số. 

Ví dụ: =AVERAGE(B1:B10)

• MIN() và MAX(): Tìm giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong một dãy số. 

Ví dụ: =MIN(C1:C10) hoặc =MAX(C1:C10).

• COUNT(): Đếm số lượng các ô có số liệu. 

Ví dụ: =COUNT(D1:D10)

• COUNTA(): Đếm số lượng các ô không trống. 

Ví dụ: =COUNTA(E1:E10)

• IF(): Thực hiện một kiểm tra logic và trả về một giá trị nếu điều kiện là TRUE và một giá trị khác nếu là FALSE. 

Ví dụ: =IF(F1>10, “Cao”, “Thấp”)

• CONCATENATE() hoặc hàm &: Kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một. 

Ví dụ: =CONCATENATE(G1, ” “, G2) hoặc =G1 & ” ” & G2

• LEFT(), RIGHT(), và MID(): Lấy một số ký tự từ bên trái, bên phải, hoặc một vị trí cụ thể trong một chuỗi văn bản. 

Ví dụ: =LEFT(H1, 3)

• VLOOKUP() và HLOOKUP(): Tìm kiếm một giá trị trong một cột hoặc hàng và trả về giá trị từ một cột hoặc hàng khác tại cùng một vị trí. 

Ví dụ: =VLOOKUP(I1, A1:B10, 2, FALSE)

• TRIM(): Loại bỏ khoảng trắng thừa từ một chuỗi văn bản. 

Ví dụ: =TRIM(J1)

• NOW() và TODAY(): Lấy ngày và thời gian hiện tại. =NOW() bao gồm cả thời gian, còn =TODAY() chỉ bao gồm ngày.

Để sử dụng một hàm, bạn bắt đầu bằng dấu bằng (=), theo sau là tên hàm và đối số của nó trong dấu ngoặc đơn. 

Ví dụ, =SUM(A1:A10) sẽ cộng tất cả các giá trị từ ô A1 đến A10.

Biểu đồ và đồ thị

Trong các kỹ năng Excel cho kế toán cơ bản, biểu đồ và đồ thị là công cụ trực quan hóa giúp hiển thị thông tin và xu hướng dữ liệu một cách sinh động và dễ hiểu. Để tạo biểu đồ hoặc đồ thị, bạn cần làm theo các bước sau:

1. Chọn Dữ Liệu: Đầu tiên, chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ hoặc đồ thị.
2. Chọn Loại Biểu Đồ: Trên ribbon của Excel, đi tới tab “Insert” và xem qua các loại biểu đồ có sẵn.
3. Tạo Biểu Đồ: Click vào loại biểu đồ bạn muốn sử dụng. Excel sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu bạn đã chọn.
4. Tùy Chỉnh Biểu Đồ: Sau khi biểu đồ đã được tạo, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề, nhãn trục, màu sắc, và nhiều tùy chọn khác để biểu đồ phù hợp hơn với mục đích của bạn.

Dưới đây là một số loại biểu đồ phổ biến mà người dùng Excel thường sử dụng:

• Biểu Đồ Cột (Column Chart): Thích hợp cho việc so sánh số lượng hay phần trăm giữa các nhóm.
• Biểu Đồ Đường (Line Chart): Tuyệt vời để hiển thị xu hướng dữ liệu qua thời gian.
• Biểu Đồ Tròn (Pie Chart): Phân tích tỷ lệ phần trăm của các phần trong một tổng thể.
• Biểu Đồ Bar (Bar Chart): Tương tự như biểu đồ cột nhưng được nằm ngang, hữu ích khi bạn cần nhiều không gian trên trục ngang.
• Biểu Đồ Cột Ngang (Bar Chart): Giống với Biểu Đồ Bar, thường được sử dụng cho so sánh dữ liệu.
• Biểu Đồ Scatter (X-Y) hay Đồ Thị Điểm (Scatter Plot): Dùng để hiển thị mối quan hệ giữa các biến số.
• Biểu Đồ Vùng (Area Chart): Tương tự biểu đồ đường nhưng với phần dưới đường được tô màu, hiển thị cảm giác về khối lượng.
• Biểu Đồ Radar (Radar Chart): Dùng để so sánh nhiều biến với một điểm trung tâm.
• Biểu Đồ Hình Trụ, Hình Nón và Hình Cầu (Cylinder, Cone, and Pyramid Charts): Đây là những biến thể của biểu đồ cột và biểu đồ tròn, mang tính thẩm mỹ cao.

Lọc và sắp xếp dữ liệu

Lọc và sắp xếp dữ liệu là hai chức năng quan trọng trong Excel giúp quản lý và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Một trong những kỹ năng excel cho kế toán cơ bản là Sắp Xếp Dữ Liệu:

• Chọn vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Nếu bạn muốn sắp xếp cả bảng, chỉ cần click vào một ô bất kỳ trong bảng đó.
• Đi tới tab “Home” hoặc “Data” trên Ribbon.
• Trong nhóm ‘Sort & Filter’, bạn có các tùy chọn:
  • Sort A to Z để sắp xếp từ bé đến lớn hoặc theo thứ tự từ điển.
  • Sort Z to A để sắp xếp từ lớn đến bé hoặc ngược lại từ điển.
  • Custom Sort để mở cửa sổ sắp xếp nơi bạn có thể đặt các tiêu chí sắp xếp phức tạp hơn.

1. Lọc Dữ Liệu:

• Chọn vùng dữ liệu hoặc tiêu đề của cột bạn muốn lọc.
• Đi tới tab “Data” trên Ribbon.
• Trong nhóm ‘Sort & Filter’, click ‘Filter’.

Sau khi bạn áp dụng bộ lọc, mỗi tiêu đề cột sẽ có một mũi tên drop down. Khi click vào mũi tên này, bạn sẽ thấy một menu xuất hiện, cho phép bạn chọn các tiêu chí lọc như:

• Lựa chọn hoặc bỏ lựa chọn các items cụ thể trong danh sách.
• Sử dụng các điều kiện lọc như ‘Equals…’, ‘Does Not Equal…’ hoặc sử dụng các điều kiện dựa trên chuỗi như ‘Begins With…’, ‘Ends With…’, ‘Contains…’ hoặc không chứa ‘Does Not Contain…’.
• Lọc theo mức độ lớn nhất hoặc nhỏ nhất, trước hoặc sau một ngày cụ thể, hoặc lọc trong một khoảng số hoặc ngày.

Khi lọc được áp dụng, Excel sẽ chỉ hiển thị những hàng thỏa mãn tiêu chí lọc của bạn. Để xóa bộ lọc, click ‘Clear’ trong nhóm ‘Sort & Filter’ hoặc click lại ‘Filter’.

Xem thêm: Tổng hợp các kỹ năng cơ bản của Excel văn phòng ai cũng nên biết

Bảng động (PivotTable)

Bảng động, hay PivotTable, trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp tổng hợp, phân tích, khám phá và trình bày một lượng lớn dữ liệu một cách dễ dàng. Dưới đây là cách tạo và sử dụng một PivotTable:

1. Chọn Dữ Liệu: Đầu tiên, chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn sử dụng cho PivotTable. Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được tổ chức thành hàng và cột với tiêu đề cột.
2. Tạo PivotTable:

• Đi tới tab “Insert” trên Ribbon.
• Chọn “PivotTable” từ nhóm ‘Tables’.
• Excel sẽ hỏi bạn vùng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng cho PivotTable và nơi bạn muốn đặt PivotTable (trong sheet hiện tại hay một sheet mới). Chọn ô trên sheet mới để dễ dàng quản lý và nhấn “OK”.

1. Tùy Chỉnh Field:

• Rows: Chọn trường dữ liệu (fields) mà bạn muốn hiển thị dưới dạng hàng trong PivotTable.
• Columns: Chọn trường mà bạn muốn hiển thị dưới dạng cột.
• Values: Chọn trường mà bạn muốn tính toán, thường là các dữ liệu số.
• Filters: Chọn trường mà bạn có thể sử dụng để lọc cả bảng.
• Kéo và thả các trường từ danh sách sang các khu vực Row Labels, Column Labels, Values và Report Filter.

1. Phân Tích và Tương Tác với Dữ Liệu:

• Sử dụng các tùy chọn trong PivotTable để phân loại, lọc dữ liệu và điều chỉnh cách dữ liệu được hiển thị.
• Bạn có thể click chuột phải để sắp xếp hoặc lọc các mục, hoặc sử dụng các tính năng như ‘Group’ để nhóm dữ liệu theo ngày, số, ect.

1. Tùy Chỉnh và Định Dạng:

• Với các công cụ trong hai tabs “PivotTable Tools: Analyze” và “Design”, bạn có thể tùy chỉnh layout, style và các tùy chọn về design của PivotTable.
• Tùy chỉnh cách dữ liệu được tính toán và hiển thị bằng cách thay đổi Field Settings và Value Field Settings.
• Cập Nhật Dữ Liệu: Khi dữ liệu nguồn thay đổi, bạn có thể dễ dàng cập nhật PivotTable bằng cách click “Refresh”.

Lưu ý: Để sử dụng PivotTable một cách hiệu quả, dữ liệu nguồn của bạn cần được sắp xếp một cách cẩn thận – không có hàng trống hay cột trống, và mỗi hàng nên chứa một bản ghi dữ liệu.

Chia sẻ và cộng tác

Dưới đây là các kỹ năng cơ bản về chia sẻ và cộng tác trong Excel mà bạn nên biết:

1. Chia Sẻ Workbook:

• Lựa chọn “Share” hoặc “Invite People” từ menu “File” để mời những người khác truy cập tài liệu.
• Đặt quyền hạn cho người nhận: có thể chỉnh sửa hoặc chỉ có quyền xem.

1. Làm Việc Cùng Lúc:

• Sử dụng Excel Online hoặc phiên bản Excel có hỗ trợ cộng tác để nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu mà không bị xung đột.

1. Bình Luận:

• Gắn bình luận vào các ô cụ thể để giao tiếp, đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi.
• Tag người dùng cụ thể trong bình luận bằng cách sử dụng @ cùng tên của họ để thông báo cho họ.

1. Theo Dõi Thay Đổi:

• Kích hoạt tính năng “Track Changes” để ghi lại mọi thay đổi được thực hiện bởi người dùng khác nhau.

1. Sử Dụng Lịch Sử Phiên Bản:

• Xem lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi trước đó hoặc khôi phục phiên bản cũ của tài liệu.

1. Bảo Vệ Worksheet hoặc Workbook:

• Dùng tính năng “Protect Sheet” hoặc “Protect Workbook” để hạn chế người khác chỉnh sửa.

1. Phân Quyền Rõ Ràng:

• Cài đặt mật khẩu cho các khu vực nhất định của tài liệu để chỉ những người có quyền mới có thể truy cập hoặc chỉnh sửa.

1. Đồng Bộ Hóa với Cloud:

• Lưu và đồng bộ tài liệu trên dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc SharePoint để truy cập mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

1. Thông Báo và Cảnh Báo:

• Đặt cảnh báo để nhận thông báo khi có thay đổi hoặc khi có ai đó gắn bình luận mới.

Kỹ năng Excel cho kế toán nâng cao

Sau khi tham khảo các kỹ năng excel cho kế toán hãy cùng chúng tôi tiếp tục học excel nâng cao cho kế toán ở nội dung ở ngay phía dưới, có thê bạn sẽ biết được rất nhiều thứ hay ho.

Macro và VBA

Macro và Visual Basic for Applications (VBA) là công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại và phát triển các giải pháp tùy chỉnh. Dưới đây là một số kỹ năng nâng cao trong việc sử dụng Macro và VBA cùng với cách thức ứng dụng chúng:

Kỹ năng Macro và VBA:

1. Hiểu Biết Đối Tượng Excel VBA:

Tìm hiểu về mô hình đối tượng của Excel VBA, từ Workbook và Sheets đến Range và Cells.

Sử dụng các phương thức và thuộc tính khác nhau để tùy chỉnh và điều khiển bảng tính.

1. Kiểm Soát Lưu Chuyển (Flow Control):

Sử dụng các cấu trúc quyết định như <If…Then…Else>, <Select Case>, và các vòng lặp như <For…Next>, <For Each>, <Do…Loop>.

1. Thao Tác Dữ Liệu:

Viết các hàm để thực hiện phép toán và xử lý chuỗi, cũng như các thao tác tìm kiếm, sắp xếp và lọc dữ liệu.

1. Tạo Custom Functions (Hàm Tùy Chỉnh):

Phát triển User Defined Functions (UDFs) để tái sử dụng trong công thức bảng tính và cung cấp chức năng không có sẵn trong các hàm Excel chuẩn.

1. Giao Diện Người Dùng Tùy Chỉnh với UserForms:

Thiết kế và triển khai UserForms cho nhập liệu, hiển thị dữ liệu, hoặc làm các công cụ tương tác với người dùng.

1. Quản Lý Lỗi (Error Handling):

Sử dụng <On Error> để bắt và xử lý lỗi trong mã VBA, đảm bảo rằng macro của bạn chạy mượt mà ngay cả khi gặp vấn đề.

Cách Sử Dụng:

1. Tự Động Hóa Công Việc Hàng Ngày:

Ghi lại các bước bằng cách sử dụng Macro Recorder để tạo ra một macro có thể sử dụng lại hoặc để phân tích và học cách mã VBA được tạo ra.

1. Phân Tích Dữ Liệu Mạnh Mẽ:

Sử dụng VBA để tự động tính toán và tạo báo cáo, gồm cả việc vẽ đồ thị và biểu đồ.

1. Thực Hiện Thay Đổi Trên Quy Mô Lớn:

Viết macros để thay đổi định dạng, sắp xếp cột, hoặc đổi tên các trang tính đồng loạt.

1. Liên Kết Với Các Ứng Dụng Khác:

Sử dụng VBA để tạo kết nối với các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, hoặc các cơ sở dữ liệu qua ODBC.

1. Tối Ưu Hóa Tốc Độ Thực Hiện:

Tìm hiểu cách sử dụng <Application object> để tắt các chức năng như <ScreenUpdating> và <Calculation> khi macro thực hiện để tăng tốc độ.

Mẹo:

Chia Nhỏ Mã VBA: Viết mã thành các hàm và thủ tục ngắn để dễ dàng bảo trì và hiểu mã.

Bình Luận Mã: Luôn thêm bình luận trong mã của bạn để giải thích mục đích hoặc logic.

Thực Hành Tốt Mã Hóa: Sử dụng các quy tắc đặt tên rõ ràng, và tránh sử dụng “Magic Numbers” trong mã của bạn.

Kiểm Toán

Kiểm toán trong Excel là quá trình theo dõi và phân tích một bảng tính để xác định nguồn gốc của dữ liệu, công thức và các lỗi tiềm ẩn. Dưới đây là một số kỹ năng kiểm toán nâng cao trong Excel và cách sử dụng chúng để cải thiện chất lượng bảng tính của bạn:

Kỹ năng Kiểm Toán Nâng Cao:

1. Sử dụng các Công cụ Kiểm Toán Công Thức:

• Trace Precedents: Để xác định các ô có ảnh hưởng đến giá trị của ô được chọn.
• Trace Dependents: Để tìm tất cả các ô phụ thuộc vào ô hiện tại.
• Error Checking: Để tìm lỗi trong các công thức.
• Evaluate Formula: Để theo dõi từng bước tính toán trong công thức.

1. Tìm và Sửa Lỗi Công Thức:

• Sử dụng chức năng “Go To Special” để nhanh chóng tìm các ô có công thức lỗi.
• Dùng “Watch Window” để theo dõi giá trị và công thức của các ô quan trọng trong khi dự liệu thay đổi.

1. Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Bảng Tính:

• Sử dụng “Manual Calculation Mode” để chỉ tính toán lại khi bạn yêu cầu.
• Kiểm tra sự cần thiết và hiệu quả của các công thức array và volatile functions.

1. Sử dụng Định Dạng Điều Kiện để Nổi Bật Dữ Liệu:

• Áp dụng định dạng điều kiện để nổi bật các lỗi, cảnh báo hoặc sự không nhất quán.

1. Quản Lý Tính Bảo Mật của Bảng Tính:

• Sử dụng “Protect Sheet” và “Protect Workbook” để hạn chế truy cập và chỉnh sửa không mong muốn.
• Sử dụng “Data Validation” để ngăn chặn dữ liệu nhập không hợp lệ.

Cách Sử Dụng:

1. Xác Định và Theo Dõi Công Thức:

• Mở rộng công cụ “Formula Auditing” trong tab “Formulas”.
• Sử dụng “Trace Precedents” và “Trace Dependents” để tạo các dòng chỉ đường nối các ô liên quan.

1. Gỡ Lỗi Công Thức từng Bước:

• Chọn công thức bạn muốn kiểm toán và sử dụng “Evaluate Formula” để chạy từng phần của công thức.

1. Kiểm Tra các Lỗi Phổ Biến:

• Trong tab “Formulas”, sử dụng “Error Checking” để tự động tìm các lỗi như #DIV/0!, #N/A.

1. Theo Dõi và So Sánh Các Biến Đổi Giá Trị:

• Mở “Watch Window” từ tab “Formulas” để thêm các ô bạn muốn kiểm toán.
• Khi bạn làm việc trên bảng tính, “Watch Window” sẽ theo dõi và hiển thị giá trị cập nhật.

1. Tối Ưu Hóa Tính Toán:

• Vào “Options” và sau đó chọn “Formulas” để thiết lập chế độ tính toán sang “Manual” nếu bảng tính của bạn quá lớn và làm chậm Excel.

Phân Tích Bảng Pivot 

Phân tích bảng Pivot trong Excel là cách mạnh mẽ để tổ chức và tóm tắt các tập dữ liệu lớn, cho phép người dùng dễ dàng tạo ra báo cáo và phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số kỹ năng nâng cao khi làm việc với bảng Pivot và cách sử dụng chúng:

Kỹ năng Phân Tích Bảng Pivot:

1. Sử Dụng Grouping và Ungrouping:

• Nhóm dữ liệu theo đặc điểm chung, như ngày tháng, khoảng số hoặc các các danh mục tùy chỉnh.
• Bỏ nhóm để trở lại hiển thị chi tiết dữ liệu.

1. Sử Dụng Calculated Fields và Calculated Items:

• Tạo các trường tính toán trong bảng Pivot để phân tích dữ liệu mà không thay đổi dữ liệu gốc.
• Dùng các mục tính toán để tính toán dữ liệu dựa trên các mục trong cùng một trường.

1. Phân Tích Dữ Liệu với Value Field Settings:

• Tùy chỉnh cách dữ liệu được tính toán và hiển thị trong bảng Pivot, ví dụ: tổng, trung bình, số đếm, phần trăm của tổng, và hơn thế nữa.

1. Tạo Custom Layouts và Styles for PivotTables:

• Thay đổi cách bảng Pivot hình ảnh và hoạt động, ví dụ: sắp xếp mềm dẻo, ẩn hiển thị các trường, và áp dụng định dạng tùy chỉnh.

1. Sử Dụng Slicer và Timeline để Lọc Dữ Liệu:

• Sử dụng Slicer để tạo một cách lọc nhanh và trực quan các hàng hoặc cột trong bảng Pivot.
• Sử dụng Timeline để lọc dữ liệu dựa trên thời gian, như năm, quý, tháng hoặc ngày.

1. Sử Dụng PivotChart để Trực Quan Hóa Dữ Liệu:

• Tạo biểu đồ từ bảng Pivot để diễn tả dữ liệu một cách trực quan.

Cách Sử Dụng:

1. Tạo và Tùy Chỉnh Bảng Pivot:

• Vào tab <Insert> và chọn <PivotTable> để tạo một bảng Pivot.
• Kéo thả các trường vào các khu vực khác nhau của bảng Pivot để tổ chức dữ liệu.

1. Nhóm Dữ Liệu:

• Chọn các mục trong bảng Pivot và nhấn phải chuột chọn <Group> để nhóm.

1. Thiết Lập Trường Tính Toán:

• Tại tab <PivotTable Tools>, chọn <Fields, Items & Sets> và sau đó <Calculated Field> để thêm hoặc chỉnh sửa.

1. Chỉnh sửa Value Field Settings:

• Nhấn chuột phải vào một giá trị trong bảng Pivot và chọn <Value Field Settings> để thực hiện thay đổi.

1. Lọc Dữ Liệu với Slicer và Timeline:

• Trong tab <PivotTable Tools>, chọn <Insert Slicer> hoặc <Insert Timeline> để áp dụng.

1. Tạo và Tùy Chỉnh PivotChart:

• Cùng với bảng Pivot, chọn <Insert PivotChart> để trực quan hóa dữ liệu.

1. Định Dạng Tùy Chỉnh:

• Sử dụng tab <Design> và <Analyze> dưới <PivotTable Tools> để điều chỉnh bố cục và định dạng.

1. Phân Tích dữ liệu Nâng Cao:

• Sử dụng <GetPivotData> để trích xuất dữ liệu từ bảng Pivot trong công thức.

Hàm Tìm Kiếm

Trong Excel, hàm tìm kiếm là một trong những công cụ hữu ích nhất cho việc phân tích dữ liệu, cho phép bạn tìm kiếm thông tin cụ thể trong bảng tính của mình. Dưới đây là các kỹ năng về hàm tìm kiếm chính và cách sử dụng chúng:

Kỹ năng Hàm Tìm Kiếm:

1. Sử Dụng Hàm VLOOKUP:

Tìm kiếm thông tin dựa theo giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị trong cột bạn chọn.

1. Sử Dụng Hàm HLOOKUP:

Tương tự như VLOOKUP nhưng cho phép tìm kiếm thông tin dựa theo hàng đầu tiên của bảng.

1. Sử Dụng Hàm INDEX và MATCH:

Kết hợp hai hàm này để tạo ra một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép tính linh hoạt và tìm kiếm theo mọi hướng.

1. Sử Dụng Hàm LOOKUP:

Hàm này cung cấp một cách nhanh chóng để tìm và trả về giá trị trong một hàng hoặc cột.

1. Sử Dụng Hàm XLOOKUP (Chỉ có trên Excel 365 và những phiên bản mới hơn):

Cải tiến của VLOOKUP và HLOOKUP, cho phép tìm kiếm theo cả chiều ngang và chiều dọc mà không cần sắp xếp dữ liệu.

Cách Sử Dụng:

1. VLOOKUP (Vertical Lookup):

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value là giá trị bạn muốn tìm.
• table_array khoảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm.
• col_index_num là số thứ tự cột chứa giá trị cần trả về.
• [range_lookup] là giá trị tùy chọn TRUE (tìm gần đúng) hoặc FALSE (tìm chính xác).

HLOOKUP (Horizontal Lookup):

   =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• Tương tự như VLOOKUP nhưng tìm theo hàng thay vì cột.

INDEX và MATCH:

   =INDEX(return_range, MATCH(lookup_value, lookup_range, [match_type]))

• return_range là khu vực chứa giá trị bạn muốn trả về.
• lookup_value là giá trị bạn muốn tìm.
• lookup_range là khu vực để tìm lookup_value.
• [match_type] là loại tìm kiếm, thường sử dụng 0 để tìm kiếm chính xác.

LOOKUP:

   =LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• lookup_value là giá trị bạn muốn tìm.
• lookup_vector là hàng hoặc cột chứa giá trị để tìm kiếm.
• [result_vector] là hàng hoặc cột chứa giá trị để trả về.

XLOOKUP:

   =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• lookup_value là giá trị bạn muốn tìm.
• lookup_array là mảng chứa giá trị để tìm kiếm.
• return_array là mảng chứa giá trị để trả về.
• [if_not_found] là giá trị trả về nếu không tìm thấy.
• [match_mode] và [search_mode] là các tùy chọn tìm kiếm chính xác hoặc tìm gần đúng.

Định Dạng Điều Kiện

Định dạng điều kiện trong các kỹ năng Excel cho kế toán là một công cụ hữu ích, cho phép bạn tự động thay đổi cách hiển thị của một ô hoặc dãy ô dựa trên giá trị hoặc công thức của chúng. Dưới đây là một số kỹ năng và cách sử dụng Định Dạng Điều Kiện nâng cao:

Kỹ năng và Cách Sử Dụng:

1. Tạo Quy Tắc Định Dạng Dựa vào Công Thức Phức Tạp:

• Chọn ô hoặc dãy ô bạn muốn áp dụng định dạng.
• Truy cập <Conditional Formatting> trong tab <Home>.
• Chọn <New Rule>, sau đó chọn <Use a formula to determine which cells to format>.
• Nhập công thức của bạn vào ô công thức và thiết lập định dạng mong muốn.

1. Hiển Thị Dữ Liệu Điều Kiện Trực Quan với Data Bars và Color Scales:

• Đánh dấu dãy ô bạn muốn áp dụng.
• Trong <Conditional Formatting>, chọn <Data Bars> hoặc <Color Scales> và chọn kiểu bạn loại bạn thích.

1. Sử Dụng Icon Sets Để Phân Loại Dữ Liệu:

• Chọn dãy ô, sau đó vào <Conditional Formatting> và chọn <Icon Sets>.
• Chọn một bộ biểu tượng phù hợp, sau đó điều chỉnh cài đặt để phản ánh chính xác thông tin bạn muốn truyền đạt.

1. Áp Dụng Custom Formats:

• Tạo quy tắc mới và sau khi chọn định dạng, đi tới <Number> để tạo định dạng số tùy chỉnh.

1. Tối Ưu Hiệu Suất với Định Dạng Điều Kiện theo Khoảng Cách:

Áp dụng định dạng điều kiện chỉ cho những khoảng cách có dữ liệu thay vì toàn bộ cột. Điều này giúp tối ưu hiệu suất bảng tính.

1. Định Dạng dựa trên các giá trị khác bằng cách sử dụng Relative và Absolute Cell References:

• Trong công thức, sử dụng <$> để lock hàng hoặc cột khi muốn định dạng dựa vào giá trị từ ô cố định hoặc thay đổi.

1. Ưu tiên các Quy tắc Định Dạng:

• Chọn Manage Rules trong Conditional Formatting để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên khi có nhiều quy tắc áp dụng cho cùng một dãy ô.

1. Áp Dụng Định Dạng Điều Kiện cho Pivot Tables:

• Chọn các ô trong Pivot Table và áp dụng định dạng điều kiện giống như định dạng cho các dãy ô thông thường.

1. Sử dụng Định Dạng Điều Kiện để Phân Biệt Dữ Liệu trong Bảng:

• Đặt quy tắc định dạng để nổi bật các giá trị trùng lặp, các giá trị duy nhất hoặc để thực hiện so sánh sau đó định dạng tiêu đề hoặc hàng/cột nen tạo ra bảng dữ liệu dễ theo dõi hơn.

1. Sử Dụng Định Dạng để Định Hình Sự Nhận Thức:

• Kết hợp các kỹ thuật như tỷ lệ màu sắc, thanh dữ liệu và biểu tượng theo nhóm để tạo ra ô hoặc dãy ô có tính thông tin cao, dễ quan sát.

Mẹo:

Tránh Sử Dụng Quá Nhiều Định Dạng Điều Kiện: Điều này có thể làm giảm hiệu suất và khó khăn trong việc quản lý.

Tối Ưu Hóa Công Thức: Cấu trúc công thức của bạn để chúng không quá phức tạp, điều này giúp tăng tốc độ xử lý.

Xác Nhận Dữ Liệu

Xác nhận dữ liệu (Data Validation) trong Excel là một tính năng mạnh mẽ giúp đảm bảo dữ liệu được nhập vào bảng tính của bạn chính xác và đồng nhất. Dưới đây là các kỹ năng về xác nhận dữ liệu và cách sử dụng chúng:

Kỹ năng Xác Nhận Dữ Liệu:

1. Giới Hạn Khoảng Giá Trị:

• Đặt giới hạn cho giá trị số có thể nhập vào ô.

1. Tạo Danh Sách Dropdown:

• Tạo danh sách lựa chọn có sẵn để giới hạn việc nhập liệu.

1. Xác Nhận Dữ Liệu Dựa Trên Công Thức:

• Sử dụng công thức để tạo điều kiện xác nhận dữ liệu phức tạp.

1. Hiển Thị Cảnh Báo và Hướng Dẫn:

• Thiết lập thông báo cho người dùng khi dữ liệu nhập không hợp lệ hoặc để cung cấp hướng dẫn.

1. Circumventable và Non-Circumventable Validations:

• Tạo xác nhận với việc có cho phép người dùng bỏ qua (circumventable) hoặc không (non-circumventable).

Cách Sử Dụng:

1. Thiết Lập Giới Hạn Khoảng Giá Trị:

• Chọn ô hoặc phạm vi ô cần xác nhận.
• Đi tới <Data> –> <Data Validation>.
• Trong tab <Settings>, chọn <Whole Number>, <Decimal>, <Date>, <Time>, hoặc <Text Length>.
• Thiết lập các giới hạn “Minimum” và “Maximum”.

Tạo Danh Sách Dropdown:

Trong <Data Validation>, chọn <List> từ menu <Allow>.

Nhập các mục danh sách, cách nhau bằng dấu phẩy, hoặc chỉ đến một phạm vi ô chứa các mục.

Xác Nhận Dữ Liệu Dựa Trên Công Thức:

Chọn <Custom> từ menu <Allow>.

Nhập công thức vào ô <Formula>. Dữ liệu sẽ được chấp nhận nếu công thức trả về TRUE.

Hiển Thị Cảnh Báo và Hướng Dẫn:

Trong tab <Input Message>, nhập tiêu đề và thông điệp. Nó sẽ hiện ra khi ô được chọn.

Trong tab <Error Alert>, chọn kiểu cảnh báo và nhập thông điệp hiển thị khi dữ liệu nhập không hợp lệ.

Xác Nhận Có Thể và Không Thể Bỏ Qua:

Trong <Error Alert>, bạn có thể cài đặt <Style> là <Stop> (không thể bỏ qua), <Warning> (có thể bỏ qua nhưng cảnh báo), hoặc <Information> (thông tin không ngăn cản nhưng cũng báo cho biết).

Biểu Đồ Sparkline

Biểu đồ Sparkline trong Excel là công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, cho phép bạn hiển thị các biểu đồ nhỏ ngay bên trong các ô của bảng tính để tóm lược hoặc phác thảo xu hướng dữ liệu một cách gọn gàng.

Kỹ năng Biểu Đồ Sparkline:

1. Hiểu Các Loại Biểu Đồ Sparkline:

• Có ba loại Sparkline: Đường (Line), Cột (Column), và Win/Loss.

1. Customize Sparklines:

• Đổi màu, kiểu và hiển thị các điểm dữ liệu quan trọng như giá trị cao/nhất nhỏ/thấp.

1. Thay đổi Kích Thước Ô Để Cải Thiện Trực Quan:

• Giảm hoặc tăng kích thước của ô chứa Sparkline để làm nổi bật dữ liệu hơn.

1. Group và Ungroup Sparklines:

• Nhóm Sparklines để áp dụng thay đổi cho nhiều biểu đồ cùng một lúc hoặc bỏ nhóm để chỉnh sửa riêng lẻ.

1. Scale và Set Axis Options:

• Điều chỉnh tỷ lệ và cài đặt trục để phản ánh chính xác dữ liệu mà bạn muốn hiển thị.

Học Excel nâng cao cho kế toán để tạo Biểu Đồ Sparkline cần lưu ý:

1. Tạo Sparklines:

• Chọn phạm vi ô bạn muốn đặt Sparklines.
• Đi tới <Insert> –> chọn loại Sparkline bạn muốn (Line, Column, hoặc Win/Loss).
• Trong hộp thoại “Create Sparklines”, chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấn <OK>.

1. Customize Sparklines:

• Chọn Sparklines bạn muốn tự chỉnh.
• Sử dụng công cụ trong <Sparkline Tools –> Design> để thay đổi màu sắc, kiểu, và thêm nhấn mạnh cho các điểm dữ liệu.

1. Thay đổi Kích Thước Ô:

• Điều chỉnh kích thước ô chứa Sparkline bằng cách kéo cạnh ô đó.

1. Nhóm và Bỏ Nhóm Sparklines:

• Để nhóm, chọn nhiều Sparklines, sau đó sử dụng <Sparkline Tools> –> <Design> –> <Group>.
• Để bỏ nhóm, chọn nhóm Sparklines mà bạn muốn tách rời và chọn <Ungroup>.

1. Điều Chỉnh Scale và Axis:

• Trong <Sparkline Tools > Design>, dùng <Axis> để set up các tùy chọn trục, chẳng hạn như ‘Same for All Sparklines’ để đồng nhất tỷ lệ trục của tất cả các Sparkline trong nhóm.

Phân Tích “What-if”

Phân tích “What-if” trong Excel là một công cụ mô phỏng mạnh mẽ được sử dụng để khám phá các kết quả khác nhau dựa trên việc thay đổi một số đầu vào. Dưới đây là các kỹ năng liên quan đến phân tích “What-if” và cách sử dụng chúng:

Kỹ năng Phân Tích “What-if”:

1. Sử Dụng Hàm Data Table:

Thực hiện phân tích nhạy cảm (sensitivity analysis), cho phép bạn xem cách thay đổi trong một hoặc hai biến ảnh hưởng đến một công thức cụ thể.

1. Sử Dụng Công Cụ Goal Seek:

Xác định đầu vào cần thiết để đạt được một kết quả mong muốn trong một công thức.

1. Sử Dụng Công Cụ Scenario Manager:

Tạo nhiều kịch bản với các giả định khác nhau và so sánh kết quả của chúng.

1. Sử Dụng Solver Add-in:

Tìm giá trị tối ưu cho một hoặc nhiều đầu vào dựa trên các ràng buộc bạn xác định.

Cách Sử Dụng:

1. Data Table:

• Đầu tiên, thiết lập một mô hình với các đầu vào và công thức.
• Chọn phạm vi ô gồm ô công thức kết quả và các ô đầu vào thay đổi.
• Đi tới <Data> –> <What-If Analysis> –> <Data Table>.
• Trong hộp thoại, nhập tham chiếu ô cho biến đầu vào hàng hoặc cột tùy thuộc vào bảng dữ liệu của bạn, sau đó nhấn <OK>.

1. Goal Seek:

• Chọn ô chứa công thức bạn muốn đạt được một kết quả cụ thể.
• Đi tới <Data> –> <What-If Analysis> –> <Goal Seek>.
• Set Set <Cell> là ô có công thức, <To Value> là giá trị mong muốn, và <By Changing Cell> là ô đầu vào bạn muốn thay đổi, sau đó nhấn <OK>.

1. Scenario Manager:

• Đi tới <Data> –> <What-If Analysis> –> <Scenario Manager>.
• Chọn <Add> để tạo một kịch bản mới, nhập tên, chọn các ô đầu vào thay đổi và nhập giá trị cho từng kịch bản, sau đó chọn <OK>.
• Sử dụng <Show> để xem kết quả từng kịch bản hoặc <Summary> để so sánh tất cả kịch bản.

1. Solver:

• Kích hoạt Solver từ <File> –> <Options> –> <Add-ins>. Chọn Solver Add-in và nhấn <Go…> để kích hoạt.
• Đi tới <Data> –> <Solver>.
• Set Set <Objective> là ô công thức mà bạn muốn tối ưu hóa, chọn <To> là Max, Min hoặc Value of (nếu bạn muốn đạt một giá trị cụ thể) và By Changing Variable <Cells> là ô bạn muốn thay đổi.
• Thêm bất kỳ ràng buộc nào cần không giới hạn trong <Constraints> và nhấn <Solve>.

Vậy là Monava đã chia sẻ toàn bộ tổng hợp kỹ năng Excel cho kế toán từ cơ bản đến nâng cao, nếu như bạn là nhân viên văn phòng hoặc học sinh, sinh viên bạn cũng có thể tham khảo nhé.