Tổng hợp các kỹ năng cơ bản của Excel văn phòng ai cũng nên biết

Trong thời buổi công nghệ số ngày càng phát triển, việc trang bị các kỹ năng cơ bản của Excel không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc mà còn tạo nên một sự chuyên nghiệp không thể phủ nhận. Bài viết này của Monava sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn cách sử dụng những công cụ và hàm có sẵn, từ nhập liệu, sắp xếp và lọc thông tin, cho đến việc tạo ra các biểu đồ đẹp mắt. 

Cùng khám phá bộ kỹ năng không thể thiếu này để thực sự biến Excel thành công cụ đắc lực trong môi trường làm việc văn phòng nhé!

Các kỹ năng cơ bản của Excel quan trọng công việc

Excel là một phần mềm bảng tính phổ biến được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là văn phòng. Nếu bạn nắm vững các kỹ năng cơ bản của Excel bạn có thể sử dụng công cụ này để làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Dưới đây Monava sẽ giới thiệu đến bạn một số kỹ năng cơ bản của Excel nhưng quan trọng trong công việc và phù hợp với sinh viên và dân văn phòng, cùng tham khảo qua nhé!

Định dạng dữ liệu trong Excel là một trong những kỹ năng Excel quan trọng nhất, đó là việc thay đổi cách hiển thị dữ liệu trên trang tính. Định dạng dữ liệu sẽ giúp bạn làm cho dữ liệu dễ đọc và dễ hiểu hơn. Có nhiều loại định dạng dữ liệu khác nhau trong Excel bao gồm:

Định dạng số: Thiết lập cách hiển thị của số liệu trong các ô, ví dụ như định dạng tiền tệ, phần trăm, ngày tháng, hoặc số thập phân.

Phông chữ và kiểu chữ: Chọn kiểu và kích cỡ phông chữ, bao gồm cả việc làm nổi bật thông qua in đậm, in nghiêng, hoặc gạch dưới.

Căn chỉnh nội dung: Căn chỉnh nội dung trong các ô theo chiều ngang (trái, phải, giữa) và chiều dọc (trên, dưới, giữa).

Màu sắc và kiểu ô: Áp dụng màu nền cho các ô và tùy chỉnh đường viền xung quanh các ô.

Xử lý hàng và cột: Điều chỉnh kích thước của hàng và cột hoặc ẩn/hiện chúng để cải thiện trực quan của bảng tính.

Định dạng có điều kiện: Sử dụng các quy tắc để tự động áp dụng định dạng nhất định cho các ô dựa trên giá trị hoặc điều kiện của chúng.

Công thức và hàm

Công thức và hàm là một trong các kỹ năng cơ bản của Excel. Nắm vững các kỹ năng này sẽ giúp bạn thực hiện các phép tính, phân tích dữ liệu và tự động hóa các thao tác một cách hiệu quả.

1. Công thức:

Công thức là một biểu thức được sử dụng để tính toán giá trị. Công thức trong Excel bắt đầu bằng dấu “=” và có thể bao gồm các phép toán toán học, toán tử logic, tham chiếu ô, hàm và các yếu tố khác.

Cấu trúc cơ bản của một công thức:

• Dấu bằng (=): Bắt đầu một công thức.
• Tham chiếu ô: Tham chiếu đến vị trí của ô chứa dữ liệu hoặc giá trị cần sử dụng trong công thức.
• Hàm: Các hàm được tích hợp sẵn trong Excel để thực hiện các chức năng cụ thể.
• Phép toán toán học: Các phép toán cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^).
• Toán tử logic: Toán tử AND (và), OR (hoặc), NOT (không).

Ví dụ công thức:

Công thức cộng hai giá trị: =A1+B1

Công thức tính trung bình cộng: =AVERAGE(A1:B10)

Công thức sử dụng hàm IF: =IF(A1>B1,”Lớn hơn”,”Nhỏ hơn”)

2. Hàm:

Hàm là các hàm được tích hợp sẵn trong Excel để thực hiện các chức năng cụ thể. Hàm có thể được sử dụng để thực hiện các phép tính toán học, thống kê, logic, tìm kiếm và tham chiếu,…

Một số hàm cơ bản thường dùng:

Hàm toán học: SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN.

Hàm thống kê: COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF.

Hàm logic: IF, AND, OR, NOTl

Hàm tìm kiếm và tham chiếu: VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX & MATCH.

Cách sử dụng hàm:

• Nhập tên hàm vào ô.
• Nhập các đối số (tham chiếu ô hoặc giá trị) vào ngoặc đơn sau tên hàm.
• Nhấn Enter để thực hiện hàm.

Ngoài khả năng sử dụng các loại hàm trong Excel, còn rất nhiều kiến thức về Excel khác đơn giản những lại được áp dụng rất hiệu quả. Hãy cùng Monava tìm hiểu thêm các kỹ năng cơ bản của Excel sau đây nhé!

Biểu đồ và đồ thị

Biểu đồ và đồ thị là công cụ giúp bạn trình bày dữ liệu một cách hiệu quả và dễ hiểu. Kỹ năng cơ bản của Excel này là một phần quan trọng trong việc phân tích dữ liệu vì nó cho phép người xem nắm bắt được thông tin nhanh chóng, rõ ràng hơn so với việc xem xét các con số trên bảng tính.

Một số loại biểu đồ phổ biến:

Biểu đồ cột: Thích hợp cho việc so sánh các giá trị khác nhau.

Biểu đồ đường: Thích hợp cho việc thể hiện xu hướng thay đổi theo thời gian.

Biểu đồ tròn: Thích hợp cho việc thể hiện tỷ lệ phần trăm.

Biểu đồ thanh: Thích hợp cho việc so sánh các giá trị không liên tục.

Biểu đồ phân tán: Thích hợp cho việc thể hiện mối tương quan giữa hai biến.

Cách tạo biểu đồ:

• Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tạo biểu đồ.
• Chèn biểu đồ:
  • Trên tab Insert, chọn nhóm Charts.
  • Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn.
  • Chọn kiểu biểu đồ cụ thể.
  • Nhấp vào OK để tạo biểu đồ.

Lọc và sắp xếp dữ liệu

Lọc và sắp xếp dữ liệu là hai chức năng cơ bản và quan trọng trong Excel giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả. Lọc dữ liệu cho phép bạn chọn lọc và hiển thị dữ liệu cụ thể mà bạn muốn xem. Còn sắp xếp dữ liệu cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cụ thể.

Cách sử dụng các chức năng lọc và sắp xếp dữ liệu:

• Trên tab Home, chọn nhóm Data.
• Chọn Filter hoặc Sort & Filter.
• Chọn tùy chọn lọc hoặc sắp xếp phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt để lọc và sắp xếp dữ liệu:

Alt + D + F + F: Lọc dữ liệu.

Alt + D + S: Sắp xếp dữ liệu.

Bảng động (PivotTable)

Bảng động (PivotTable) là một công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Bảng động cho phép bạn sắp xếp, tóm tắt và tính toán dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các mẫu hình và xu hướng trong dữ liệu.

Cách tạo Bảng động:

• Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tạo Bảng động.
• Chèn Bảng động:
  • Trên tab Insert, chọn nhóm Tables.
  • Nhấp vào PivotTable.
  • Chọn vị trí bạn muốn đặt Bảng động.
  • Nhấp vào OK để tạo Bảng động.

Chia sẻ và cộng tác

Chia sẻ và cộng tác là những tính năng quan trọng trong Excel giúp bạn làm việc hiệu quả với người khác.

Có hai cách chính để chia sẻ và cộng tác trong Excel:

1. Chia sẻ tệp Excel

• Lưu tệp Excel trên OneDrive hoặc SharePoint.
• Mở tệp Excel và nhấp vào Share.
• Nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
• Chọn quyền truy cập (ví dụ: có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xem).
• Nhấp vào Send.

2. Cùng soạn thảo tệp Excel

• Mở tệp Excel trong Excel Online hoặc ứng dụng Excel dành cho thiết bị di động.
• Nhấp vào Share.
• Chọn People with the link can edit.
• Gửi liên kết cho người bạn muốn cộng tác.

Sau khi xem qua toàn bộ các kỹ năng cơ bản của Excel ở trên. Chúng tôi hy vọng những kiến thức này hữu ích với bạn. Tiếp theo chúng tôi  sẽ tiếp tục chia sẻ một số kỹ năng Excel nâng cao hơn ở dưới đây, xem ngay nhé!

Tham khảo các kỹ năng Excel nâng cao hơn

Bên cạnh các Excel kỹ năng cơ bản như nhập dữ liệu, định dạng và tạo biểu đồ, Excel còn cung cấp nhiều công cụ và chức năng nâng cao giúp bạn thực hiện các tác vụ phức tạp và phân tích dữ liệu hiệu quả. Tham khảo một số kỹ năng Excel nâng cao hữu ích ngay dưới đây.

Macro và VBA

Macro là một chuỗi các lệnh được ghi lại và thực hiện để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel. VBA (Visual Basic for Applications) là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để tạo macro và thêm chức năng mới vào Excel.

Cách tạo Macro:

• Trên tab Developer, chọn Record Macro.
• Thực hiện các thao tác bạn muốn tự động hóa.
• Nhấp vào Stop Recording để dừng ghi Macro.
• Chạy Macro:
  • Trên tab Developer, chọn Macros.
  • Chọn Macro bạn muốn chạy.
  • Nhấp vào Run.

Lợi ích của việc sử dụng Macro và VBA là giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Macro giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các quy trình phức tạp. VBA cho phép bạn thêm chức năng mới vào Excel, giúp bạn thực hiện các tác vụ mà Excel không có sẵn.

Hàm nâng cao

Các hàm nâng cao thường được sử dụng để xử lý các bài toán phân tích dữ liệu, tài chính, thống kê, kỹ thuật, hoặc để sử dụng với các công thức phức tạp và dựa trên điều kiện hoặc lập trình logic. Dưới đây là một số hàm nâng cao phổ biến:

1. Hàm INDEX và MATCH 

Đây là hàm nâng cao giúp tìm kiếm giá trị cụ thể trong một bảng dữ liệu lớn và trích xuất dữ liệu từ một bảng dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

Hàm INDEX: Trả về giá trị tại một vị trí cụ thể trong một mảng.

Hàm MATCH: Tìm kiếm vị trí đầu tiên của một giá trị trong một mảng.

Hàm INDEX và MATCH thường được kết hợp để:

2. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng.

Hàm HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một hàng khác trong cùng một cột.

Hàm VLOOKUP và HLOOKUP thường được sử dụng để:

3. Hàm SUMIF và COUNTIF

Chức năng chính của hàm SUMIF và COUNTIF là tính tổng các giá trị trong một bảng dữ liệu dựa trên một điều kiện và đếm số lượng ô trong một bảng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện.

Hàm SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một tiêu chí.

Hàm COUNTIF: Đếm số lượng ô trong một phạm vi thỏa mãn một tiêu chí.

Hàm SUMIF và COUNTIF thường được sử dụng để:

4. Hàm IF

Chức năng của hàm IF nâng cao là thực hiện các phép tính logic và trả về giá trị khác nhau dựa trên điều kiện.

Hàm IF: Trả về một giá trị dựa trên một điều kiện.

Hàm IF thường được sử dụng để:

5. Hàm PivotTable

Hàm PivotTable nâng cao giúp tóm tắt dữ liệu theo các nhóm và danh mục khác nhau và xác định các mẫu và xu hướng trong dữ liệu.

Hàm PivotTable: Tóm tắt và phân tích dữ liệu trong một bảng dữ liệu lớn.

Hàm PivotTable thường được sử dụng để:

Data validation

Data Validation là một tính năng mạnh mẽ trong Excel cho phép bạn kiểm soát loại dữ liệu mà người dùng có thể nhập vào các ô cụ thể. Tính năng này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong bảng tính của bạn.

Các loại Data Validation:

• Allow: Xác định loại dữ liệu được phép nhập. Các tùy chọn bao gồm:
  • Số: Hạn chế nhập vào các giá trị số.
  • Văn bản: Chỉ cho phép ký tự văn bản.
  • Ngày tháng: Giới hạn nhập vào các định dạng ngày tháng hợp lệ.
  • Danh sách: Cho phép người dùng chọn một giá trị từ danh sách được xác định trước do bạn tạo.
  • Tùy chỉnh: Cho phép bạn xác định một công thức để xác định các mục nhập hợp lệ dựa trên các tiêu chí cụ thể.
• Tiêu chí: Đặt điều kiện cho dữ liệu hợp lệ trong loại “Allow” đã chọn. Ví dụ: bạn có thể chỉ định một phạm vi số hoặc độ dài văn bản cụ thể.

Cách tạo quy tắc Data Validation:

• Chọn ô bạn muốn áp dụng xác thực.
• Chuyển đến tab Dữ liệu.
• Trong nhóm Công cụ dữ liệu, nhấp vào Xác thực dữ liệu.
• Hộp thoại Xác thực dữ liệu xuất hiện.
• Tab Cài đặt: Chọn loại dữ liệu được phép trong “Cho phép”. Bạn cũng có thể đặt tiêu chí tại đây nếu cần.
• Tab Thông báo đầu vào (tùy chọn): Tạo thông báo tùy chỉnh xuất hiện khi người dùng chọn ô, giải thích định dạng dữ liệu dự kiến.
• Tab Cảnh báo lỗi (tùy chọn): Đặt thông báo lỗi tùy chỉnh xuất hiện nếu người dùng cố gắng nhập dữ liệu không hợp lệ.
• Nhấp vào OK để áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu.

Qua bài viết trên Monava đã chia sẻ tổng hợp các kỹ năng cơ bản của Excel văn phòng phù hợp cho sinh viên và người đã đi làm. Hy vọng bạn có thể áp dụng hiệu quả những kiến thức này trong công việc và học tập.